Envoyer un document d’un véhicule au coffre-fort
Depuis l’onglet « Documents » du véhicule, cliquez sur le lien « Coffre fort » d’un document, puis sur « Envoyer au coffre » pour l’archiver.
- Autorisation « Accès coffre fort » et coffre-fort activé pour votre société : sinon, la colonne « Coffre fort » n’apparaît pas.
- VIN renseigné sur la fiche du véhicule : sans VIN, le lien n’est pas proposé.
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Ouvrez la fiche du véhicule, puis l’onglet « Documents ».
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À la ligne du document à archiver (facture, cession, carte grise déposée…), cliquez sur le lien « Coffre fort », avec son icône de cadenas, à côté de « Télécharger » et « Email ».
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La fenêtre « Envoyer au coffre-fort ? » s’ouvre : « Le document sera archivé de façon sécurisée. » Lisez l’avertissement : « L’archivage est définitif : une fois envoyé, un document ne peut plus être modifié ni supprimé. »
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Cliquez sur « Envoyer au coffre ». Patientez pendant l’envoi vers le coffre-fort numérique, un service externe plus lent que le reste de l’application.
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Le message « Le document a été envoyé au coffre fort. » s’affiche. Le lien devient vert : « Déjà envoyé au coffre fort ».
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Le document est rangé dans le coffre du véhicule. Pour le retrouver, ouvrez l’onglet « Coffre fort » de la fiche.
Pour un document généré par Iziscar (facture, bon de commande…), c’est le PDF du document tel qu’il est au moment de l’envoi qui est archivé. Envoyez de préférence les documents validés.
Le même lien « Coffre fort » existe dans le menu « Documents ». Depuis cette liste, le document est classé selon son type : factures de vente, de commission et d’atelier dans « Facture client », attestations d’achat dans « Facture fournisseur », cessions, mandats, immatriculations et déclarations d’achat dans « Carte grise », les autres dans « Divers ».
Le coffre du véhicule est créé au premier envoi, dans le dossier « Démarche administrative » du coffre-fort, sous le VIN du véhicule.
Questions fréquentes
Je ne vois pas le lien « Coffre fort » sur mes documents.+
Vérifiez que le VIN est renseigné sur la fiche du véhicule, que le coffre-fort est activé pour votre société et que vous avez l’autorisation « Accès coffre fort ».
Puis-je retirer du coffre un document envoyé par erreur ?+
Non. L’archivage est définitif : le document ne peut plus être modifié ni supprimé du coffre-fort. Il reste en revanche modifiable dans Iziscar, selon les règles habituelles du document.
Le message « L’envoi du document au coffre fort a échoué. » s’affiche.+
Le coffre-fort n’a pas accepté l’envoi, par exemple s’il est momentanément indisponible. Réessayez plus tard ; le lien reste « Coffre fort » tant que l’envoi n’a pas réussi.