Archiver un document dans le coffre-fort
Si le coffre-fort est activé, envoyez un document du véhicule dans votre coffre sécurisé depuis l’onglet « Documents » ; l’archivage est définitif.
- Autorisation « Accès coffre fort »
- Coffre-fort activé pour votre société
- VIN renseigné sur la fiche du véhicule
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Vérifiez que la fiche du véhicule porte son VIN : le coffre du véhicule est indexé sur son numéro de châssis. Sans VIN, le lien d’envoi n’apparaît pas.
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Ouvrez l’onglet « Documents » de la fiche. Chaque ligne de document comporte un lien « Coffre fort » avec un cadenas.
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Cliquez sur « Coffre fort » à la ligne du document à archiver. La fenêtre « Envoyer au coffre-fort ? » prévient : « L’archivage est définitif : une fois envoyé, un document ne peut plus être modifié ni supprimé. »
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Cliquez sur « Envoyer au coffre ». L’envoi prend plus de temps que le reste de l’application (service externe) : patientez jusqu’au message « Le document a été envoyé au coffre fort. »
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Le lien passe en vert avec la mention « Déjà envoyé au coffre fort ».
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Pour consulter les documents archivés, ouvrez l’onglet « Coffre fort » de la fiche (« Coffre du véhicule »). Vous pouvez aussi y déposer directement un fichier (carte grise, contrôle technique…) par glisser-déposer ou « Parcourir », dans la limite de 10 Mo.
Archivez les documents dans leur version définitive (signés, validés) : une fois dans le coffre, ils ne se modifient plus et ne se suppriment plus.
Le coffre du véhicule est distinct des documents de travail : un document envoyé reste aussi dans l’onglet « Documents », où vous pouvez continuer à l’utiliser.
Le menu « Coffre fort » de la barre latérale donne accès au coffre de toute la société, organisé en dossiers.
Questions fréquentes
Je ne vois pas le lien « Coffre fort » dans l’onglet « Documents ».+
Le coffre-fort doit être activé pour votre société et vous devez avoir l’autorisation « Accès coffre fort ». Si c’est le cas, renseignez le VIN du véhicule.
« L’envoi du document au coffre fort a échoué. » s’affiche.+
Le service du coffre n’a pas répondu ou a refusé l’envoi. Réessayez plus tard ; si le problème persiste, contactez le support.