Régler la numérotation, les CGV et le tampon
Fixez la prochaine référence des factures et des bons, vos CGV par type de document et l’ajout automatique de votre tampon, depuis Paramètres.
- Autorisation « Accès aux paramètres ».
- Pour les CGV : autorisation « Accès aux CGV ».
- Pour changer la prochaine référence des factures après une première facture : autorisation « Modifier les prochaines références de factures ».
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Cliquez sur la roue dentée « Paramètres ». L’onglet « Véhicule », sous-onglet « Options », s’ouvre.
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Dans la colonne de droite, les blocs « Référence facture de vente », « Référence facture de commission », « Référence bon de commande » et « Référence bon de révervation » indiquent la « Prochaine référence pour ce document. ». Saisissez le numéro voulu et cliquez sur « Enregistrer ». Le message « L’enregistrement a été effectué » confirme.
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Pour les factures, lisez l’avertissement : « Attention, votre numérotation doit être continue. Après facturation, cette action sera définitive et vous ne pourrez plus facturer avec les numéros manquants. » Une fois une facture émise, le champ est grisé, sauf autorisation spéciale ; le nouveau numéro doit alors être supérieur au dernier utilisé.
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Ouvrez l’onglet « CGV ». Choisissez le document dans les sous-onglets : « Facture de véhicule », « Bon de commande », « Bon de réservation », « Proposition commerciale », « Facture », « Devis », « DV - Commission », « DV - Contrat » (et « Ordre de réparation » avec l’Atelier PRO).
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Sous « Utiliser un texte pour les CGV », réglez la « Taille de la police », saisissez le texte et cliquez sur « Enregistrer ». Ou déposez un fichier dans « Utiliser un fichier pdf pour les CGV ». Pour un document autre que la facture de véhicule, cochez « Activer les CGV » et validez avec le bouton coche.
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Pour le tampon, ouvrez l’onglet « Document », puis le sous-onglet « Tampon ». Sous « Tampon automatique », cochez les documents qui doivent recevoir votre tampon dès leur création (par exemple « Ajouter le tampon de ma société par défaut sur les factures de vente ») et cliquez sur « Enregistrer » à côté de chaque case.
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L’image du tampon elle-même se dépose dans l’onglet « Images », sous « Tampon ».
Le réglage du tampon ne s’applique qu’aux nouveaux documents. Sur chaque document, le champ « Tampon » des « Options » permet encore de l’ajouter (« Ajouter le tampon de ma société. ») ou de le retirer.
Si les CGV d’un document ne sont pas renseignées, ce sont celles de la facture de vente de véhicule qui s’affichent.
Les références des bons de commande et des bons de réservation peuvent être changées à tout moment : seules les factures sont soumises à la règle de continuité.
Questions fréquentes
Le message « Cette référence ne peut pas être utilisée comme prochaine référence. » s’affiche.+
Le numéro saisi est inférieur ou égal à celui de votre dernière facture, ou n’est pas un nombre positif. Choisissez un numéro supérieur.
Pourquoi le champ « Référence facture de vente » est-il grisé ?+
Une facture a déjà été émise : la numérotation doit rester continue. Seul un utilisateur ayant l’autorisation « Modifier les prochaines références de factures » peut encore la changer.
Les avoirs ont-ils leur propre numérotation ?+
Non. Un avoir sur facture de vente prend le numéro suivant de la série des factures de vente.